DMS

Document Management System

(Systém pre správu dokumentov)

Systém správy dokumentov ( DMS ) je počítačový systém (alebo súbor počítačových programov) používaný na príjem, sledovanie, správu a ukladanie dokumentov a na redukciu papiera. Väčšina z nich je schopná viesť záznamy o rôznych verziách vytvorených a upravených rôznymi používateľmi (sledovanie histórie). V prípade správy digitálnych dokumentov sú tieto systémy založené na počítačových programoch. Tento výraz sa čiastočne prekrýva s koncepciami systémov na správu obsahu. Často sa považuje za súčasť systémov na správu podnikového obsahu (ECM) a súvisí s digitálnou správou aktív, zobrazovaním dokumentov, systémami pracovných tokov a systémami správy záznamov.

Integrovaný DM / Integrovaná správa dokumentov zahŕňa technológie, nástroje a metódy používané na zachytávanie, správu, ukladanie, uchovávanie, doručovanie a likvidáciu dokumentov v rámci podniku.

Softvér na správu dokumentov

Pri ukladaní informácií sa už dlho používajú papierové dokumenty. Papier však môže byť nákladný a pri nadmernom používaní zbytočný. Softvér na správu dokumentov nie je iba nástrojom, ale umožňuje používateľovi spravovať prístup, sledovať a upravovať uložené informácie. Softvér na správu dokumentov je elektronická skrinka, ktorú je možné použiť na usporiadanie všetkých papierových a digitálnych súborov. Softvér pomáha podnikom kombinovať papier s digitálnymi súbormi a ukladať ich do jedného rozbočovača, po naskenovaní a importovaní digitálnych formátov. Jednou z najdôležitejších výhod správy digitálnych dokumentov je bezpečné prostredie na ochranu všetkých dokumentov a dát.

Väčšina metód pre správu dokumentov sa venuje riešeniu v týchto oblastiach:

Tvorba: Vždy záleží na tom, ako sú dokumenty vytvorené. Dôležitú úlohu zohráva fakt, keď viacero ľudí potrebuje spolupracovať na ich vytváraní a koľko ľudí bude už vzniknuté verzie dokumentov upravovať.

Autorizácia: Rieši problematiku, ako ručiť za pravosť dokumentu.

Umiestnenie: Rieši aspekty, kde a ako budú dokumenty uložené.

Podanie: V DMS sa obvykle používajú databázy. Vždy záleží na tom, ako majú byť jednotlivé dokumenty podané. Podľa toho sa vyberú najvhodnejšie metódy usporiadania, ktoré napomáhajú pri neskoršom vyhľadávaní.

Perióda uchovávania: sa riadi aspektom, ako dlho majú byť dokumenty zachovávané.

Vyhľadávanie: Pomáha nám hľadané dokumenty nájsť. Spravidla zahŕňa vyhľadávanie aj prehľadávanie.

Bezpečnosť: Zaoberá sa hlavne tým, ako zabrániť neoprávnenému personálu čítanie, pozmenenie alebo zničenie dokumentov a tiež bezpečnosťou uchovávania dokumentov.

Archivácia: Uchovávanie dokumentov pre budúce použitie.

Distribúcia: Určuje oprávnené osoby pre prácu s dokumentami, pravidlá pre prácu a prípadne úpravu dokumentov.

Krízové riešenia: Ako a za akých podmienok môže byť dokument vrátený, v prípade zničenia požiarom, povodní alebo prírodnými katastrofami.

Ovládanie dokumentu

Vládne nariadenia vyžadujú, aby spoločnosti, ktoré pracujú v určitých odvetviach, kontrolovali dokumenty. Nedodržanie týchto nariadení môže viesť k pokutám, strate podnikania alebo poškodeniu dobrého mena firmy.

Mnoho združení a firiem zverejňuje svoje vlastné zoznamy štandardov kontroly dokumentov, ktoré sa používajú v ich konkrétnej oblasti. Dokumenty uložené v DMS poskytujú dôkazy o tom, že dokumenty sú pod kontrolou.

Dôležitými aspektmi kontroly dokumentov sú:

kontrola, preskúmanie a schválenie dokumentov pred uvoľnením

zabezpečenie jasnej identifikácie osôb, vykonávajúcich zmeny a revízie

zabezpečiť, aby verzie príslušných dokumentov boli vždy k dispozícii, na miestach preto určených

zabezpečenie toho, aby dokumenty zostali čitateľné a identifikovateľné

zaistenie identifikácie a kontroly externých dokumentov (napríklad dokumentov dodaných zákazníkom)

zabránenie použitiu zastaraných dokumentov, namiesto novej verzie

Komponenty DMS

Systémy na správu dokumentov bežne poskytujú možnosti ukladania a archivácie, cez distribúciu a publikovanie, vytváranie verzií, metadát a bezpečnosti, ako aj možnosti indexovania a načítania:

Skladovanie : Pre ukladanie a uchovávanie elektronických dokumentov slúži tzv. úložisko. Ukladanie dokumentov by malo zahŕňať aj správu tých istých dokumentov, ako aj informácie kde sú uložené a na ako dlho, kedy a ako bola vykonaná migrácia dokumentov z jedného úložného média na druhé ( hierarchická správa úložiska ) a prípadne informácie o zničení alebo odstránení dokumentov.

Distribúcia a publikovanie : Dokument, ktorý je pripravený na distribúciu, musí byť vo formáte, ktorý sa nedá ľahko zmeniť bez konkrétnych znalostí alebo nástrojov. Originálna verzia dokumentu sa zvyčajne nikdy nepoužíva na distribúciu. Ak sa dokument distribuuje elektronicky je dôležitá možnosť vysledovania dokumentu.
Publikovanie dokumentu zahŕňa postupy korektúr , kontrol , autorizácie, tlače a schvaľovania. Akékoľvek neopatrné zaobchádzanie môže mať za následok nepresnosť dokumentu.

Bezpečnosť : Zabezpečenie dokumentov je veľmi dôležité, preto niektoré systémy pre správu dokumentov už obsahujú aj právny modul, ktorý umožňuje správcovi vytvoriť prístup k dokumentom len pre určené osoby alebo skupiny osôb. Označenie dokumentu v čase tlače alebo vytvárania PDF je základným prvkom, ktorý zabráni zmenám alebo nechcenému použitiu, prípadne zneužitiu.

Pracovný tok / Workflow : Existujú rôzne typy pracovných postupov. Používanie závisí od prostredia, na ktoré sa aplikuje systém elektronickej správy dokumentov (EDMS). Manuálny pracovný tok vyžaduje, aby si používateľ pozrel dokument a rozhodol sa, komu ho pošle. Automatický pracovný tok je založený na pravidlách, ktoré presne určujú tok dokumentu cez organizáciu, definujú kam, na ktoré oddelenie, eventuálne ktorým osobám, v ktorej fáze procesu dokument príde.

Spolupráca : Spolupráca v DMS nie je nič výnimočné. Predpokladá sa, že užívateľ je schopný získať dokumenty pre ich ďalšie spracovanie. Mala by byť súčasťou EDMS. V základnej verzii by mala umožňovať spracovanie dokumentov autorizovaným používateľom. Počas prác na dokumente by mal byť prístup iným používateľom blokovaný.
Ostatné pokročilé formy spolupráce prebiehajú v reálnom čase a umožňujú viacerým používateľom prezerať a upravovať dokumenty súčasne.

Metadáta sa zvyknú ukladať pre každý dokument. Môžu obsahovať dôležité informácie o tom, kto a kedy jednotlivý dokument uložil, poprípade vybral, pozmenil alebo archivoval. Niektoré systémy tiež používajú optické rozpoznávanie znakov pre naskenovaný text alebo obrázky, ev. na extrahovanie údajov z dokumentu. Výsledný extrahovaný text je možné využiť na pomoc používateľom pri vyhľadávaní dokumentov, pomocou pravdepodobných kľúčových slov a je možné ho uložiť ako komponent metadát.

Integrácia : veľké množstvo systémov pre správu dokumentov sa snaží poskytnúť iným aplikáciám funkciu na správu dokumentov, aby používateľ vedel, bez opustenia aplikácie, načítať dokumenty priamo z úložiska systému, vykonávať rôzne úpravy a zmeny, a uložiť zmenený dokument späť do úložiska ako novú verziu. Takáto integrácia je bežne dostupná pre rôzne softvérové nástroje, zvyčajne prostredníctvom aplikačného programovacieho rozhrania (API).

Snímanie dát : zahŕňa predovšetkým príjem a spracovanie papierových dokumentov a obrázkov zo skenerov alebo multifunkčných tlačiarní. Na ich prevod na strojovo čitateľný text sa využíva hlavne softvér na optické rozpoznávanie znakov (OCR). Snímanie môže tiež zahŕňať prijímanie elektronických dokumentov a počítačových súborov.

Overovanie dát : Nastavené pravidlá overovania údajov, umožňujú opravy v dokumentoch v reálnom čase, teda ešte pred importom a uložením do DMS. Môžu skontrolovať chyby v dokumentoch, ako napríklad chybne napísané mená, chýbajúce podpisy a podobne.

Indexovanie je dôležité na podporu dopytovania, vyhľadávania a načítavania informácií. Pre rýchle vyhľadávanie je potrebné vytvorenie indexovej topológie alebo schémy. Indexovanie slúži na sledovanie elektronických dokumentov