Paperless / bez papiera, je kancelária budúcnosti.
Vďaka kancelárskej automatizácii sa papier stane nadbytočným pre bežné úlohy.
Konverziou dokumentov do digitálnej formy, čo je proces známy ako digitalizácia, je postupne potreba papiera znížená až odstránená. „Prevádzanie Paperless/bez papiera“ môže ušetriť peniaze, zvýšiť produktivitu, ušetriť miesto, uľahčiť zdieľanie dokumentácie a informácií, zaistiť väčšiu bezpečnosť osobných údajov a pomôcť životnému prostrediu.
Digitalizácia je prechod od papiera k jednotkám a nulám, vďaka čomu máte prístup k dátam takmer odkiaľkoľvek. Dajú sa z nich vytvárať automatické výstupy s hotovými tabuľkami a grafmi, ktoré sa ďalej môžu automaticky preposielať, čo vám umožní analyzovať dáta v reálnom čase a v reálnom čase na ne tiež reagovať.
Bezpapierové kancelárske systémy sú ľahšie zabezpečiteľné a dokážu sledovať jednotlivé prístupy ku každému dokumentu.
Eliminácia papiera pomocou automatizácie
Jedným z hlavných problémov, ktoré spoločnostiam bráni v automatizácii papierovania, sú ťažkosti so zachytením digitálnych podpisov . Dnes je k dispozícii dostatok nákladovo efektívnych možností, vrátane riešení, ktoré nevyžadujú od koncových používateľov nákup hardvéru alebo softvéru.
Vybrané bezpapierové softvéry ponúkajú skener, hardvér a softvér a bezproblémovo pracujú pri separácii a organizácii dôležitých dokumentov. Softvér bez papiera môže tiež umožniť ľuďom povoliť online podpisy dôležitých dokumentov, ktoré je možné použiť v každom malom podniku alebo kancelárii. Systémy na správu a archiváciu dokumentov ponúkajú niektoré metódy automatizácie formulárov. Typickým bodom, v ktorom systémy na správu dokumentov začnú pracovať s dokumentom, je okamih, keď je dokument naskenovaný a/alebo odoslaný do systému. Mnoho systémov na správu dokumentov obsahuje schopnosť čítať dokumenty prostredníctvom optického rozpoznávania znakov a používať tieto údaje v rámci systému pre správu dokumentov. Bezpapierová kancelária by mala zberné miesto s jedným zdrojom na aktualizáciu distribuovanej databázy a systém na publikovanie a prihlásenie na odber . Papier je ťažké vyhľadať a usporiadať a nedá sa aktualizovať.
Výroba papierových výrobkov významne prispieva k odlesňovaniu a zmenám podnebia spôsobeným človekom a produkuje skleníkové plyny. Tlačiarenské farby a tonery sú veľmi drahé a používajú sa v nich prchavé organické zlúčeniny, ťažké kovy a neobnoviteľné oleje, ktoré poškodzujú životné prostredie. Digitalizáciou teda výrazne prispejete aj k ochrane prírody.
